Como Fazer Relatórios de Gestão de Equipe

Como Fazer Relatórios de Gestão de Equipe

Não é mais novidade no mundo corporativo que todos planejamentos de atividades de uma empresa devem ser muito bem elaborados. Saber como fazer relatórios dessa gestão é fundamental em qualquer administração, principalmente no gerenciamento das equipes.

Profissionais produtivos são essenciais para fazer a sua empresa ter relevância no mercado. No entanto, manter a equipe motivada é um desafio. Como fazer uma boa gestão de equipe e assim fazer com que os funcionários tenham uma performance de excelência?

Caso a sua empresa não consiga elaborar um planejamento eficaz de gestão de equipe, chegou a hora de rever processos. Investir nos relatórios de gestão de equipes é apenas o primeiro passo para garantir o sucesso do seu negócio.

O que é um relatório de gestão?

De maneira geral, um relatório de gestão é um documento detalhado sobre o desempenho das atividades realizadas em uma empresa. Esse recurso é uma forma objetiva de manter um maior controle do negócio.

Os relatórios podem ser feitos a partir de uma segmentação, de acordo com cada departamento da empresa. Assim, fica mais fácil tomar decisões sábias e condizentes com a realidade da corporação.

Por ser uma tarefa que exige grande geração de dados sobre o empreendimento, muitas empresas investem na automação desses processos. Hoje em dia, já são diversos os softwares, plataformas e ferramentas de última geração que auxiliam nessa análise.

Importância do relatório de gestão de equipes

Fazer relatórios de gestão de equipes é uma das partes mais importantes do planejamento administrativo. É desta maneira que os gestores conseguem analisar o todo para, só então, alinhar os valores da empresa com seus funcionários.

O relatório é fundamental para o acompanhamento do desempenho da equipe. Com essa gestão, é possível analisar:

– Indicadores dos colaboradores;

– Performances individuais e em grupo;

– Capacidade para a realização das tarefas;

– Entre outros.

Também há a possibilidade de aprimoramento, caso o trabalho desenvolvido não seja satisfatório. A ausência de indicadores de desempenho da equipe pode ser o que está impedindo a sua empresa de melhorar a gestão de suas equipes e  crescer no mercado, por exemplo.

Como fazer um bom relatório de gestão de equipes?

Antes de mais nada, é preciso listar todos os funcionários da empresa, reunindo dados pessoais e os corporativos. Pode-se dividir por cargos, departamentos ou o que o (a) gestor (a) achar melhor para a organização.

Outra métrica que deve constar no relatório é a folha de pagamento. Assim, é possível saber o quanto a empresa está gastando com os colaboradores.

Taxa de absenteísmo também é uma medida fundamental. Aqui, é importante detalhar as causas e números exatos de ausências de funcionários.

Métricas como a comparação entre contratados e desligados da empresa, faturamentos, metas pré-estabelecidas e retorno financeiro de cada funcionário são essenciais.

Plataformas que podem lhe ajudar

Existem diversas plataformas on-line que podem lhe ajudar a analisar, produzir e acompanhar esses relatórios e também facilitar a gestão de suas equipes.

A principal delas é a Monday.com, a maior Work Os do mercado. Através dela você pode acompanhar o trabalho de seus colaboradores, analisar resultados de seus processos e muito mais. Caso você queira saber mais sobre ela, acesse nossa categoria exclusiva em nosso blog. 

Gestão de equipes: a fonte de sucesso para funcionários mais produtivos!

Com o mercado cada vez mais competitivo, a empresa que não se adapta aos novos formatos da rotina corporativa acaba ficando para trás. Afinal, a concorrência não vai esperar o seu negócio se fortalecer para realizar uma ação, não é mesmo?

Por isso, tanto se fala sobre a importância de se fazer relatórios de gestão de equipes. Gestores precisam saber como implementar as melhores estratégias e recursos para aumentar a eficiência de sua equipe, em meio às tarefas do dia a dia.

Entendeu como fazer relatórios de gestão de equipes eficientes? Gostaria de saber mais como podemos lhe ajudar a gerir melhor suas equipes e projetos através da nossa parceira Monday? Preencha nosso formulário em nossa página especial sobre isso, que entraremos em contato com você.

Como Centralizar Tarefas da sua Equipe

Como Centralizar Tarefas da sua Equipe

Imagine a seguinte situação. Um colaborador tem diversas tarefas para fazer, uma foi dada a ele pessoalmente, outra por e-mail, uma por telefone e, finalmente, uma por WhatsApp. Caso o gestor não saiba como centralizar tarefas da sua equipe, isso é uma receita para problemas.

Digamos que este gestor não saiba que o colaborador recebeu determinada tarefa por e-mail, pois esqueceram de copiá-lo na mensagem. Logo, o gestor passa a mesma tarefa para outra pessoa. O resultado, além de muita confusão, é bastante tempo perdido.

Isso é um problema mais comum do que parece, e a gestão descentralizada é um dos matadores de produtividade nas empresas.

Então, se você tem este tipo de problema ou quer tornar a sua gestão ainda melhor, continue lendo o post e entenda como centralizar tarefas da sua equipe.

Entendendo o conceito de centralizar tarefas

Antes de mais nada, é preciso esclarecer o que é centralizar tarefas neste conceito. Tradicionalmente, existe a noção de centralizar tarefas como antônimo de delegar. Ou seja, ao invés de o gestor distribuir as responsabilidades entre os colaboradores, centraliza as tarefas em si mesmo, se sobrecarregando.

Não é disso que estamos falando aqui. Pelo contrário. Centralizar tarefas, neste contexto, é uma forma de organizá-las em um único canal, de modo que o problema ilustrado no início deste post não ocorra. Ou seja, é uma forma de tornar o processo de delegar tarefas ainda mais eficiente.

Como centralizar tarefas da sua equipe em um quadro de tarefas

Uma das formas mais simples de fazer isso é com o quadro de tarefas. Um local único onde todas são reunidas. Então, vamos voltar à situação anterior.

Ao invés de receber uma tarefa por e-mail, telefone, WhatsApp e pessoalmente, todas as que o colaborador precisa fazer são colocadas neste quadro. Normalmente, isso é responsabilidade tanto de quem dá quanto de quem recebe a tarefa.

Neste caso, o gestor já sabe que determinada tarefa foi alocada. Assim, não corre o risco de alocar duas vezes. Ao mesmo tempo, também é uma forma de facilitar a comunicação e o controle das próprias tarefas.

Por exemplo, digamos que exista certa “fila” entre as tarefas, em que a próxima depende da anterior. Usando uma forma de centralizá-las, quando uma acabar, a seguinte pode começar imediatamente. Assim, você que é gestor pode mais facilmente fazer o controle de quem está fazendo qual tarefa.

Como centralizar tarefas de sua equipe com a tecnologia

A melhor forma de alcançar este objetivo é por meio da tecnologia. Por exemplo, um software de gestão de tarefas permite organizá-las virtualmente, além de possibilitar diversas outras funcionalidades interessantes.

Um exemplo é a possibilidade de integração com outras ferramentas que sua equipe já usa, de modo a torná-la mais produtiva. Se você trabalha com o Excel, pode importar uma planilha e visualizar os dados mais facilmente. Ou seja, não é só uma forma de organizar as tarefas, mas também de fazê-las com mais facilidade.

Quer conhecer uma solução de como centralizar tarefas da sua equipe e tornar o trabalho muito mais organizado e eficiente? Então, acesse nossa página especial Monday, um dos maiores sistemas de organização de trabalho do mundo!

Consultoria e Implementação Monday

Consultoria e Implementação Monday

Monday.com é o sistema operacional de trabalho mais completo e flexível do mercado, entenda o que é, como funciona e as vantagens que pode trazer para o seu negócio.

A transformação digital e o acesso irrestrito à informação exigem que as organizações sejam cada vez mais produtivas e que ofereçam um atendimento de excelência aos seus clientes.

Neste contexto surgem os sistemas operacionais de trabalho, em inglês Work Operating Systems cujo diferencial é a integração e a colaboração.

Integração porque os sistemas operacionais de trabalho se integram a outras plataformas e ferramentas, sem a necessidade de substituição, o que facilita muito sua implementação.

Colaboração porque os Work OS são espaços de trabalho virtuais que permitem que várias pessoas se comuniquem e trabalhem juntas em prol de um mesmo objetivo, independentemente de onde estejam.

Vamos entender melhor como funciona um Work OS?

Work Operating System – Work OS

Os sistemas operacionais de trabalho potencializam o trabalho colaborativo de forma remota, pois estão na nuvem. São plataformas de gerenciamento de equipes onde os colaboradores, os processos e as ferramentas estão conectados em um mesmo espaço.

Este guia oferece técnicas para organizar as demandas da sua equipe.

Os fluxos e processos de trabalho são estruturados em blocos dentro dos aplicativos, que gerenciam o trabalho e as informações. As atividades são centralizadas em um único lugar e todos tem acesso a elas.

E quais são suas principais vantagens?

Benefícios

Além de colaboração e integração, estas plataformas se destacam por permitirem:

• Flexibilidade, pois se adaptam a negócios de todos os portes e área de atuação;

• Gestão do trabalho, incluindo acompanhamento do progresso, definição de responsáveis e análise da carga de trabalho dos colaboradores;

• Comunicação, através do envio de mensagens no contexto de um projeto ou trabalho específico;

• Acessibilidade, através da centralização de informações que se tornam disponíveis a todos.

Monday

Monday.com é uma solução de gerenciamento de equipe utilizada por 100.000 organizações, presente em 146 países.

Destaca-se pela flexibilidade, pois não utiliza fluxos de trabalho predefinidos, e pela facilidade, porque é intuitivo e acessível para todos os colaboradores.

Possibilita integração com mais de 50 ferramentas de trabalho e permite a automatização de tarefas e fluxos de trabalho.

Possui painel de controle totalmente personalizável, possibilita o desenvolvimento de aplicativos e pode ser utilizada tanto em computadores quanto em dispositivos móveis.

Como saber se a Monday é a solução para o seu negócio e, se for o caso, como implementá-la?

Aktie Now

A Aktie Now é uma empresa de consultoria em tecnologia, especialista na transformação do atendimento ao cliente. Seu foco é a melhoria operacional das empresas e da satisfação dos clientes finais.

O diferencial da Atkie Now é o domínio das ferramentas que oferece, o conhecimento do mercado de forma abrangente e os parceiros altamente qualificados.

Além de uma avaliação inicial dos empreendimentos e da indicação das melhores ferramentas, oferecem também orientação na fase de implantação e acompanhamento das soluções tecnológicas, dentre as quais se destaca a Monday.com.

Caso queira saber mais como podemos ajudá-lo a organizar as demandas e melhorar a produtividade da sua equipe através da Monday, entre em contato conosco agora mesmo através desta página.

Monday lança 7 novos apps que podem auxiliar o trabalho remoto

Monday lança 7 novos apps que podem auxiliar o trabalho remoto

No dia 16 de abril, a Monday lançou mundialmente sete novos aplicativos dentro de sua plataforma voltados para auxiliar o trabalho remoto dos usuários de seu produto. Confira quais são e em que eles podem lhe auxiliar.

Whiteboard:

O Whiteboard (Quadro Branco) é um espaço de colaboração compartilhado, como uma lousa, onde os usuários podem debater e criar juntos, realizando seus brainstorms remotamente.

Image Annotations:

Com o Image Annotations (Anotações de imagem) os usuários adicionam comentários diretamente a qualquer imagem ou documento na Monday. Agora os utilizadores podem executar todos os seus ciclos de revisão diretamente na plataforma da Monday.

Online Docs: 

Através do Online Docs (Documentos Online) você poderá ver seus documentos compartilhados, diretamente na Monday. O aplicativo funciona com integração ao Google Drive, One Drive, etc. Isso significa menos documentos baixados e um fluxo de trabalho mais simplificado.

Board Pivot: 

Agregue todos os dados em qualquer grupo ou quadro para criar relatórios resumidos mais rapidamente. Criando também tabelas dinâmicas para entender métricas importantes de suas ferramentas favoritas, como Zendesk, Slack, Microsoft Office, etc.

Working Status:

Visualize facilmente a disponibilidade de sua equipe para ver quem está trabalhando remotamente, quem está de folga, quem está disponível, etc. Através do Working Status, os usuários definem facilmente seu “Status de trabalho” para que os membros da sua equipe saibam se você pode ser contatado facilmente, se você é WFH ou está de férias.

Word Cloud: 

Com o Word Cloud (Nuvem de Palavras) a criação de nuvens de palavras a partir de qualquer dado fica mais fácil e rápida. As nuvens podem serem feitas para entender rapidamente as tendências atuais e ter um feedback de suas ações e conteúdos mais facilmente.

Team Updates:

O Team Updates (Novidades da Equipe) é voltado para que os colaboradores se mantenham atualizados com aniversários, eventos da equipe, novos participantes, etc.

Caso queira saber mais sobre esses aplicativos, acesse o post em inglês no blog da Monday.

Caso você queira saber mais sobre os benefícios da Monday e como a Aktie Now, maior parceira Monday no Brasil, pode lhe ajudar, clique aqui e preencha nosso formulário

6 Dicas para Otimizar seu Home Office

6 Dicas para Otimizar seu Home Office

Muitas pessoas costumam ter dificuldades na transição do escritório para o home office. Por isso, reunimos algumas dicas básicas que podem fazer com que sua produtividade em casa seja tão boa quanto na empresa, confira:

Estabeleça ou mantenha sua Rotina

Se você sempre trabalhou em empresas e não sabe como fazer a mudança para o home office, a principal é dica é: tente manter sua rotina do escritório, em sua casa. Estabeleça um número fixo de horas de trabalho e tente manter esse “expediente” na maioria dos dias. Continue fazendo suas atividades como se estivesse em seu escritório. Caso você está acostumado a tomar um café no escritório antes de se sentar e começar seu trabalho, faça isso também em casa. Ou tome um banho assim que acordar se troque como se fosse sair de casa para trabalhar. Esses pequenos detalhes ajudam o cérebro a entender que você está se aproximando de seu momento de trabalho.

Estabeleça metas diárias ou semanais

Para pessoas não habituadas a  situação de home office pode ser difícil se concentrar em um longo período ou até mesmo se manter motivado. Por isso é importante estabelecer algumas metas claras, sejam estas diárias ou semanais dos serviços que você tem que finalizar naquele dia ou semana. Assim você não esquecerá de nada e ainda aproveitará o máximo de seu tempo de serviço.

Escolha o Melhor Ambiente para Trabalhar

Uma dica muito importante é saber escolher o melhor ambiente para trabalhar em sua casa. De preferência um local com boa iluminação, silencioso e boa ventilação. E que, é claro, lhe ajude a evitar o máximo de distrações, sejam elas familiares, a TV ou o videogame.

Deixe claro a familiares que você está trabalhando

Se você divide seu apartamento com outros familiares ou companheiros, é normal que alguns deles aproveitem esse momento de home office para conversar ou pedir favores simples de casa. Por isso é importante deixar claro a todos que os momentos em que você estiver trabalhando, devem ser focados exclusivamente nos seus afazeres. Sabemos que em algumas situações isso pode ser difícil, mas aos poucos, todos entenderão e a convivência ficará mais fácil nesses momentos de trabalho.

Tire Momentos do seu Dia para Respirar

É importante não esquecer de tirar momentos para você respirar, ir a cozinha, tomar uma água, ir ao banheiro, etc. Um ambiente sem conversas paralela ou barulho facilitará a sua concentração, então é importante ficar de olho nos momentos de pausa.

Utilize ferramentas e tecnologias para aumentar a produtividade

Seja você um gerente, diretor ou um colaborador, existem diversas ferramentas que podem lhe ajudar a aumentar sua produtividade até mesmo trabalhando remotamente. Como ferramentas de gestão de tarefas, de acompanhamento de projetos, etc. Uma delas é o Monday.com, uma plataforma que dá á equipes a capacidade de realizar projetos fluxos de trabalho de confiança. Ela também facilita o acompanhamento de projetos e atividades de colaboradores e equipes remotas, auxiliando no seu dia a dia e aumentando a produtividade de toda sua equipe. Caso esteja interessado em saber mais, clique aqui e entre em contato conosco para saber mais como o Monday pode ajudar a sua equipe. 

Tecnologia e produtividade: como adotá-las em conjunto

Tecnologia e produtividade: como adotá-las em conjunto

A adoção da tecnologia e produtividade, leva à sustentação e crescimento da organização frente aos demais players do mercado. 

Isso porque, já é de praxe, em grande parte das empresas, que a atuação dos líderes esteja orientada para trazer alternativas com foco nesta abordagem. 

Ainda assim, quando o assunto é produtividade, adotar as inúmeras ferramentas tecnológicas não é garantia de que a sua empresa conquistará a produtividade ideal para o negócio. 

Isso porque, na verdade, o uso de ferramentas e metodologias ágeis deve ser desenhado de acordo com os gargalos e necessidades da equipe. Bem como dos objetivos a serem alcançados. 

Neste sentido, a principal ação a ser feita é optar por soluções que viabilizem à sua equipe mais eficiência. Além de possibilitar aos líderes e tomadores de decisão uma gestão mais completa da cadeia operacional. 

Confira estas dicas e saiba como escolher os recursos tecnológicos que possibilitam a construção de equipes mais produtivas e como essa virada no processo contribui para uma operação mais sustentável: 

Avalie o desempenho para cada atividade 

O primeiro passo para estabelecer uma correlação entre a produtividade e as ferramentas disponíveis para os colaboradores é ter um panorama completo de todo o fluxo operacional. 

Nesta etapa é fundamental estimar e ajustar o esforço manual gasto para a conclusão de cada atividade. Organizar e definir plano de ações para cada projeto que será desenvolvido no período. 

Com isto é possível identificar os gargalos nos processos realizados e planejar medidas corretivas consistentes visando diminuir os impactos. 

Use a tecnologia para agilizar as tarefas

A avaliação do desempenho dos colaboradores pode ser mais completa quando se analisa as horas alocadas por cada membro na realização de cada atividade. 

Ao adotar um sistema próprio é possível avaliar os prazos de cada tarefa, mapear quais já foram concluídas, estão em desenvolvimento e/ou ainda não começaram a ser desenvolvidas. 

Construa um novo fluxo de trabalho 

Ao controlar o processo passo-a-passo é possível identificar em quais itens ainda é necessário agilizar a execução das tarefas. Permitindo que os líderes se concentre em ações corretivas. 

A partir das deficiências encontradas no processo é recomendado desenhar um novo fluxo de trabalho. Considerando os pontos positivos de cada colaborador e as etapas em que o gerente deve atuar de forma mais centrada. 

Invista na comunicação com a equipe

Com todos os ajustes feitos, é fundamental garantir que todos os integrantes da equipe compreendam integralmente as mudanças operacionais institucionalizadas. 

No período inicial, eventuais treinamentos e materiais de apoios deverão ser compartilhados entre os colaboradores. Além de um acompanhamento em tempo real para garantir que a operação esteja correndo da forma ideal. 

Você tem alguma outra dica sobre como a tecnologia possibilita aproveitar de forma melhor o tempo da sua equipe? 

De fato, a tecnologia e a produtividade se tornam um agente fundamental para garantir a operação sustentável da sua empresa. Coloque em prática nossas sugestões e aperfeiçoe as atividades dos seus colaboradores.  

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