Controlando Atas de Reuniões

Redação
9 de julho de 2020

Empresas precisam de reuniões a todo momento, com a equipe, com os gestores, diretores, enfim. Para que todos assuntos, decisões e tópicos sejam devidamente documentado, existem as atas de reuniões.

Sabemos que o dia a dia dos gestores é abarrotado de tarefas e as atas podem ajudar a absorver decisões importantes. Assim, essas atas são documentos imprescindíveis e que devem estar sempre à mão.

Importância das reuniões para as empresas

Reuniões são verdadeiras ferramentas das empresas para:

– Resolver problemas;

– Implementar novas ideias;

– Pensar a respeito de projetos, questões burocráticas;

– Entre outros.

Desde as pequenas empresas até as grandes organizações, é preciso que os diretores e gerentes se reúnam para cumprir essas demandas. Lá as decisões são tomadas e tudo fica registrado e aceito por todos os presentes.

Função das atas de reunião

Tão importante quanto a própria reunião, as atas trazem por escrito tudo o que aconteceu. São documentos formais, nos quais o texto deve trazer informações como:

– Presentes;

– Local;

– Data;

– Hora;

– Assuntos em pauta;

– Deliberações;

– Detalhes sobre os assuntos abordados.

As atas são assinadas e servem como respaldo para as deliberações. Então, é o tipo de documento que deve ser acessado quando há dúvidas sobre os assuntos tratados, por exemplo.

Além de serem arquivadas com o devido cuidado, devem estar sempre à disposição, com acesso facilitado.

Controlando as atas de reuniões

O que fazer, então, para que as atas de reunião estejam sempre disponíveis para acesso? Muitas vezes, os presentes nas reuniões não conseguem acesso e isso pode prejudicar o andamento dos processos.

Nada melhor do que contar com a tecnologia para facilitar a visualização das atas de reunião. Há, hoje, recursos para gerar esses documentos e para que sejam acessados facilmente de qualquer lugar.

O que não pode faltar em uma?

Você precisa entrar na reunião pronto para fazer as anotações, caso fique responsável pela ata, com papel e caneta e, além disso, gravar pode ser útil, caso estejam de acordo.

Veja o que não pode faltar:

– Nome da organização;

– Local;

– Data;

– Hora;

– Quem convocou;

– Quem será o intermediador da reunião;

– Pauta de discussões para o dia;

– Decisões tomadas;

– Caso tarefas sejam designadas, coloque prazos e responsáveis.

O texto não deve conter assuntos confidenciais e opiniões pessoais de quem redigiu. Deve estar correto gramaticalmente e conter o máximo de informações possível.

Caso a sua empresa sofra com esse processo de reuniões e elaboração de atas, é preciso ajustar essa dinâmica com quem recolhe as informações e as divulga. Como vimos, são importantes documentos e precisar acessar com facilidade.

Devem ter clareza em seu conteúdo e colaborar para que os projetos saiam do papel. Controlando as atas de reuniões, você torna tudo mais organizado e garante a efetividade daquilo que foi decidido.

Afinal, as reuniões são necessárias e visam o melhor para a empresa, seja em relação a problemas ou assuntos sobre o crescimento. Então, nada melhor do que garantir o acesso a esse tipo de conteúdo de uma forma clara, fácil e rápida.

Ferramentas que podem lhe ajudar com atas

Você já deve conhecer a Monday.com, a maior Work Os do mercado. Com ela você pode gerir as tarefas de seus colaboradores, acompanhar os projetos atuais e também fazer atas on-line para todos compartilharem, caso queira saber mais, acesse nossa página especial Monday agora mesmo.

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