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5 noções básicas de gestão de projetos que você precisa conhecer

5 noções básicas de gestão de projetos que você precisa conhecer

A gestão de projetos se aplica aos diferentes departamentos das empresas. Sua importância é percebida desde a organização das atividades realizadas no cotidiano da operação corporativa, passando pelos projetos desenvolvidos pela equipe de inovação, até a implementação de novas ideias.

Tal controle se faz necessário para manter as áreas e colaboradores cientes das atividades realizadas. Ao mesmo tempo em que possibilita aos gestores um panorama de ações e resultados, facilitando a tomada de decisão.

Conheça 5 técnicas para implementar a gestão de projetos na sua equipe:

1. Estruture o projeto

É fundamental listar as informações essenciais e todas as atividades que deverão ser realizadas em todas as etapas até a conclusão do projeto.

A análise deve estar voltada para o entendimento macro, alinhado ao mapeamento de ações feitas pelo gestor, com o objetivo de conhecer as influências internas e externas, positivas e negativas, que possam interferir na conclusão das atividades.

Ainda neste momento, os colaboradores e gestores devem avaliar as funções, habilidades e expertise de todos os membros da equipe. além de elencar os possíveis impeditivos ao decorrer do trabalho, como restrições de tempo e custo que podem atrapalhar a realização do projeto.

2. Planeje as atividades 

A partir disso, o próximo passo envolve planejar todo o desenvolvimento do projeto. Esta etapa envolve determinar quais colaboradores serão responsáveis pelas tarefas, determinar o orçamento previsto, estipular um cronograma de ação, definir os prazos de entrega e os resultados esperados.

No geral, esta fase engloba a estrutura do projeto e produz um planejamento para formatar o escopo do projeto. Para isso, é fundamental dispor de uma equipe integrada, ativa e engajada. Com o objetivo de contar com a participação de todos os colaboradores na definição das ações a serem desempenhadas.

3. Avalie a execução 

Esta etapa é a mais importante, afinal, é neste momento que as ações são colocadas em prática a partir da participação ativa dos colaboradores responsáveis pelo desenvolvimento das tarefas.

Em paralelo, se faz necessária a atuação dos coordenadores das atividades e membros da equipe. O objetivo é realizar as atividades da melhor forma possível, com recursos para o projeto, de acordo com o escopo.

Como esta fase também é a que mais demanda recursos financeiros, humanos e materiais, ela exige análise da equipe de gestão. Que deve atuar focada em seguir processos, propor sugestões de melhoria e tomar decisões em casos de mudanças imprevistas, determinando novas estratégias e readequando o planejamento.

4. Monitore os resultados 

Após as primeiras entregas é imprescindível avaliar todas as tarefas já produzidas, para mensurar a eficácia das atividades e constatar se os resultados estão de acordo com o projetado no planejamento.

Esta etapa ocorre junto à etapa de execução, visto que, caso algum problema seja encontrado, este é o momento para implantar ações corretivas ou preventivas para obter a eficácia e qualidade necessárias para a conclusão do projeto.

5. Avalie os resultados

A etapa final envolve a análise de todas as entregas feitas junto aos resultados obtidos. A partir disso é possível mensurar se o projeto seguiu o planejamento e atingiu os objetivos definidos.

Mesmo que seja o momento de finalização, ainda podem surgir novas tarefas a serem realizadas para reverter alguma tarefa que não atingiu o objetivo e/ou solucionar um problema. Logo esta fase não se caracteriza como o fim das atividades.

Uma boa gestão de projetos envolve ferramentas que facilitem a análise geral das tarefas e a tomada de decisão. A Aktie Now oferece soluções especializadas em gestão de projetos. Conheça as soluções disponíveis e entenda como ajudamos as organizações a otimizar a performance das equipes.

Entenda como os dados vão mudar a produtividade da sua equipe

Entenda como os dados vão mudar a produtividade da sua equipe

Fazer mais com menos é uma exigência em qualquer empresa, isso todos sabem. Mas como conseguir alcançar este objetivo em um time de atendimento, onde a produtividade está ligada não apenas à quantidade de ligações ou conversas atendidas, mas também à complexidade de cada atendimento.

Nesse sentido, conseguir entender mais o que acontece com cada agente e poder programar o time para atender as demandas com qualidade se torna um grande desafio. E este pode ser superado com o auxílio da tecnologia.

Ferramentas de gerenciamento da força de trabalho estão aumentando a produtividade em diversos times e agora estão disponíveis para as equipes de atendimento. Supervisores, coordenadores e gerentes podem ver quantos tickets foram resolvidos, quanto tempo em média cada um demora para ser atendido, a quantidade de respostas necessárias para encerrar o atendimento e até mesmo o tempo que o agente leva entre um atendimento e outro.

Onde aplicar esse conhecimento?

A partir dessa base de dados que começa a transformação na equipe. Ao saber quais são os gargalos, é possível iniciar o processo de treinamento e melhoria na qualidade do atendimento. Nesse ponto é importante rever scripts de atendimento, analisar fluxos e repensar a linguagem, caso seja necessário.

Os dados também podem ajudar na criação de metas. Após o treinamento da equipe, estabelecer objetivos de curto, médio e longo prazo a partir do cumprimento dos novos processos auxilia o time a absorver as novas ideias e também a aplica-las com mais naturalidade.

As escalas de trabalho também podem ser revistas com os dados obtidos. Saber quais são os horários de pico em cada canal e provisionar as pessoas adequadamente para suprir essa necessidade auxilia na produtividade e até mesmo na qualidade do atendimento.

Em geral os agentes de atendimento ficam 85% do tempo ocupados com os clientes, um número bastante alto. O segredo para atingir esse número na sua empresa está justamente em saber onde e quando colocar cada pessoa para atender.

Processo em eterna revisão

Para manter a produtividade esse deve ser um processo contínuo nas organizações. Procedimentos que hoje funcionam podem ficar ultrapassados ou perder a eficiência com o tempo, por isso a análise dos dados deve ser constante.

Outra razão para acompanhar os dados de perto é verificar os resultados das mudanças realizadas. Compartilhar com a equipe e comemorar as entregas é indicado também.

Você possui os dados que precisa para melhorar a sua operação de atendimento? Sabe o que fazer com o que tem para ser mais produtivo? Conhece a ferramenta certa para o seu negócio? Se alguma das respostas a essas perguntas foi não, entre em contato com a Aktie Now, nós sabemos como ampliar a produtividade da sua equipe!

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