Imagine a seguinte situação. Um colaborador tem diversas tarefas para fazer, uma foi dada a ele pessoalmente, outra por e-mail, uma por telefone e, finalmente, uma por WhatsApp. Caso o gestor não saiba como centralizar tarefas da sua equipe, isso é uma receita para problemas.
Digamos que este gestor não saiba que o colaborador recebeu determinada tarefa por e-mail, pois esqueceram de copiá-lo na mensagem. Logo, o gestor passa a mesma tarefa para outra pessoa. O resultado, além de muita confusão, é bastante tempo perdido.
Isso é um problema mais comum do que parece, e a gestão descentralizada é um dos matadores de produtividade nas empresas.
Então, se você tem este tipo de problema ou quer tornar a sua gestão ainda melhor, continue lendo o post e entenda como centralizar tarefas da sua equipe.
Entendendo o conceito de centralizar tarefas
Antes de mais nada, é preciso esclarecer o que é centralizar tarefas neste conceito. Tradicionalmente, existe a noção de centralizar tarefas como antônimo de delegar. Ou seja, ao invés de o gestor distribuir as responsabilidades entre os colaboradores, centraliza as tarefas em si mesmo, se sobrecarregando.
Não é disso que estamos falando aqui. Pelo contrário. Centralizar tarefas, neste contexto, é uma forma de organizá-las em um único canal, de modo que o problema ilustrado no início deste post não ocorra. Ou seja, é uma forma de tornar o processo de delegar tarefas ainda mais eficiente.
Como centralizar tarefas da sua equipe em um quadro de tarefas
Uma das formas mais simples de fazer isso é com o quadro de tarefas. Um local único onde todas são reunidas. Então, vamos voltar à situação anterior.
Ao invés de receber uma tarefa por e-mail, telefone, WhatsApp e pessoalmente, todas as que o colaborador precisa fazer são colocadas neste quadro. Normalmente, isso é responsabilidade tanto de quem dá quanto de quem recebe a tarefa.
Neste caso, o gestor já sabe que determinada tarefa foi alocada. Assim, não corre o risco de alocar duas vezes. Ao mesmo tempo, também é uma forma de facilitar a comunicação e o controle das próprias tarefas.
Por exemplo, digamos que exista certa “fila” entre as tarefas, em que a próxima depende da anterior. Usando uma forma de centralizá-las, quando uma acabar, a seguinte pode começar imediatamente. Assim, você que é gestor pode mais facilmente fazer o controle de quem está fazendo qual tarefa.
Como centralizar tarefas de sua equipe com a tecnologia
A melhor forma de alcançar este objetivo é por meio da tecnologia. Por exemplo, um software de gestão de tarefas permite organizá-las virtualmente, além de possibilitar diversas outras funcionalidades interessantes.
Um exemplo é a possibilidade de integração com outras ferramentas que sua equipe já usa, de modo a torná-la mais produtiva. Se você trabalha com o Excel, pode importar uma planilha e visualizar os dados mais facilmente. Ou seja, não é só uma forma de organizar as tarefas, mas também de fazê-las com mais facilidade.
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