Como criar um fluxograma das suas tarefas

marketingaktienow
23 de maio de 2021

Você já deve ter ouvido falar que fluxogramas ajudam a tornar processos mais simples e entendíveis, pois funcionam como um modelo a ser seguido na realização de tarefas. Mas você sabe como criar um fluxograma?

Se uma empresa busca por mais eficiência no desenvolvimento de atividades dentro de um processo, seja ele simples ou mais complexo, o fluxograma pode ser a solução. Isso porque esse recurso evidencia quais são as tarefas que devem ser realizadas e até mesmo quem são os envolvidos em cada uma delas.

O que é fluxograma

Para começar, primeiro vamos entender o que é fluxograma: Fluxograma é um diagrama visual ou mapa de um processo, utilizado para representar um fluxo de atividades. Ou seja, é um sistema de símbolos usado para representar as etapas de um processo de forma mais visual, por meio de um desenho.

O objetivo principal de um fluxograma é tornar um procedimento mais claro, demonstrando graficamente como funciona o fluxo em que as atividades acontecem, permitindo a visualização da responsabilidade de cada um e sua importância no processo.

Um bom fluxograma fornece uma descrição resumida de cada passo, representado por símbolos padronizados e conectados por linhas e setas, que ilustram o relacionamento entre as etapas e demonstram a direção do fluxo de atividades.

Fluxogramas não são indicados apenas para programadores de computador ou para processos super complexos. A ferramenta é útil para gerenciar qualquer operação de negócios, desde procedimentos contábeis e sistemas de fabricação, até processos de fornecimento e entrega. Criar fluxogramas precisos pode parecer uma tarefa trabalhosa, mas os benefícios valem a pena, o tempo e a energia.

Além disso, eles podem ser facilmente criados e atualizados. Não é necessário que você utilize um programa especial para saber como criar um fluxograma, pois os símbolos utilizados estão disponíveis em programas como Word, Excel e PowerPoint, por exemplo.

como criar um fluxograma

Como criar um fluxograma de tarefas

Para criar um fluxograma, primeiro, você precisa realizar uma análise de fluxo de trabalho. Isso é indispensável na hora da sua equipe ou organização concluir tarefas, incluindo a ordem em que o trabalho é concluído e as responsabilidades de diferentes funcionários.

Os dados que você coletar o ajudarão a planejar seu fluxograma de tarefas inicial. Se o seu objetivo é padronizar certos processos, identificar tarefas críticas do projeto ou localizar pontos fracos e gargalos, a visualização do seu fluxo de trabalho ajudará a dar aos seus planos um contexto mais amplo.

Visuais rápidos também ajudam todos os membros da equipe a entender não apenas o que estão fazendo, mas como se encaixam em um processo de negócios mais amplo, criando maiores níveis de coesão e colaboração entre departamentos.

Para criar um fluxograma, siga os passos abaixo:

  1. Defina o processo a ser diagramado. Escreva o título na parte superior da superfície de trabalho;
  2. Discuta e decida sobre os limites do seu processo: onde ou quando o processo começa? Onde ou quando termina? Discuta e decida o nível de detalhe a ser incluído no diagrama;
  3. Faça um brainstorming das atividades que ocorrem. Escreva cada um em um cartão ou lembrete;
  4. Organize as atividades em sequência adequada;
  5. Quando todas as atividades estiverem incluídas e todos concordarem que a sequência está correta, desenhe setas para mostrar o fluxo do processo;
  6. Revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo, como trabalhadores, supervisores, fornecedores e clientes, para ver se eles concordam que o processo foi desenhado com precisão.

Como organizar as tarefas com permissões e usuários responsáveis por cada tarefa

Depois de executar seu fluxograma de tarefas e ajustar seus processos, revise tudo e, se necessário, repita o processo novamente depois de alguns meses ou semanas, para melhorar continuamente conforme você avança.

Compartilhe com sua equipe e peça que contribuam com ideias e sugestões para tornar cada interação do seu fluxo de trabalho o mais eficiente possível. Para que cada um possa participar do processo e torne tudo mais como um trabalho em equipe. Afinal, cada um conhece seu trabalho, seus limites e suas capacidades.

Para facilitar as coisas, tente usar uma ferramenta de diagramação baseada em nuvem, com a qual toda a equipe possa trabalhar simultaneamente. Quanto mais pessoas participarem do fluxograma e ajudarem a montá-lo, maior a chance de criar um processo sem falhas.

Benefícios dessa prática

Um dos maiores benefícios de um fluxograma é a capacidade da ferramenta de visualizar vários progressos e sua sequência em um único documento. As partes interessadas em uma organização podem entender facilmente o fluxo de trabalho, enquanto descobrem qual etapa é desnecessária e qual progresso deve ser aprimorado.

Além disso, as equipes podem usar fluxogramas para substituir as reuniões. O simples esclarecimento dos progressos oferece um método fácil e visual para ajudar os membros da equipe a entender instantaneamente o que devem fazer passo a passo.

Os aumentos de eficiência também são um benefício significativo dos fluxogramas. O fluxograma lista cada etapa necessária para executar um processo e ajuda a remover etapas desnecessárias de um processo, além de erros. Para isso, deve incluir apenas as etapas necessárias para atingir o objetivo do processo.

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