Um fluxograma de tarefas torna processos mais simples e entendíveis. Segundo Knut Sveidqvist e Ashish Jain (2021), “fluxogramas estão entre os tipos de diagramas mais usados no mundo. A sua força reside na sua simplicidade”.
Porém, como já dizia o escritor e filólogo C.S. Lewis, escrever de forma simples é difícil, e o mesmo conceito pode ser aplicado à construção de fluxogramas.
Aqui na Aktie Now sabemos que fluxogramas são importantes para o bom delineamento e andamento de projetos, então queremos que você saia deste artigo com ferramentas para construir um bom fluxograma. Para alcançar esse objetivo, vamos te mostrar a seguir:
- Fluxograma de tarefas: o que é e quem precisa
- O que significam os símbolos do fluxograma
- Como criar um fluxograma
- Benefícios ao longo prazo e fluxogramas de processos
- Desvantagens do fluxograma: o que manter em mente
- Precisa de ajuda? Conte conosco
Fluxograma de tarefas: o que é e quem precisa
O fluxograma é um diagrama visual ou mapa feito a partir de um sistema de símbolos que representam visualmente todas as etapas de um processo. O objetivo principal de um fluxograma é tornar um procedimento, tarefa ou projeto mais claro.
Um bom fluxograma deixa claro:
- Quem é o responsável por cada etapa e por cada tarefa
- Quais são as tarefas mais importantes
- Qual a sequência a ser seguida durante a realização do projeto
- Quem chamar em caso de problemas ou necessidade de validação de tarefas cumpridas
- Quais são todas as tarefas necessárias para a realização de um projeto
Esta forma de delineamento de processos é útil para gerenciar operação de negócios, procedimentos contábeis, projetos do time de vendas, sistemas de fabricação, projetos do time de marketing, operações de logística, e basicamente qualquer processo que precise de mais clareza.
Você não precisa de ferramentas complexas, que exigem grandes conhecimentos técnicos ou de programação, para criar um fluxograma de atividades funcional. Fluxogramas podem ser criados no papel, Excel, Photoshop, Power Point, Word e qualquer outra ferramenta de design ou de texto que você domine.
Abaixo, você confere uma representação visual de um fluxograma simples. Perceba os símbolos (vamos explicá-los a seguir).
O que significam os símbolos do fluxograma
São necessários símbolos e códigos visuais que expliquem cada etapa do processo. Vamos apresentar os três símbolos essenciais para a construção de um bom fluxograma. São eles:
- Cilindro: Significa que um processo ou tarefa está começando ou finalizando.
- Retângulo: Ação ou tarefa simples, que pode ser realizada de forma autônoma pelo responsável da tarefa.
- Losango: Decisão ou etapa importante que precisa de validação.
Em resumo, isso significa que:
- Tarefas simples, que são representadas por retângulos, podem ser feitas de forma contínua. Assim que a primeira ação for finalizada, a segunda ação pode começar, pois é um fluxo de tarefas contínuo.
- Se um losango aparecer no meio do caminho, isso significa que o projeto, naquela etapa, precisa de uma decisão, análise, etc. As tarefas após o losango devem esperar essa decisão para serem realizadas
Como criar um fluxograma de tarefas
Criar um fluxograma de tarefas parece simples, porém é uma tarefa metódica e complexa. O responsável por criar fluxogramas precisa ser um líder com pleno entendimento de processos internos, para que o delineamento seja completo e abarque todas as tarefas necessárias para o início e fim do projeto.
O passo a passo que este líder precisa para começar a criar um fluxograma é:
- Entender os símbolos do fluxograma
- Mapear todas as etapas e processos envolvidos na execução do projeto
- Definir qual será a equipe envolvida no projeto
- Definir prazos para a entrega de cada tarefa
- Definir prazos para a conclusão de cada etapa do projeto
Antes de criar a representação visual do projeto, você precisa ter todos os dados que precisam entrar nesta representação. Por isso, nesta etapa de coleta de dados alguns líderes pensam em desistir, mas lembre-se que:
- Fluxogramas ajudam membros da equipe a entender processos de uma forma intuitiva e dinâmica. Listas com os dados de cada processo e projeto não são intuitivas e podem confundir seu time.
- Além do fluxograma, você precisa de um bom sistema que te ajude a controlar a entrega de cada tarefa e de cada etapa do projeto.
Sobre ferramentas que podem ajudar na criação de fluxogramas, sugerimos o Miro para projetos mais visuais. Já para gerenciar a entrega de cada tarefa e ter controle de todo o projeto, sugerimos o Monday, que é um sistema operacional Work OS que permite criar fluxos de trabalho.
Após mapear os dados do fluxograma, siga o passo a passo:
- Organize as atividades em sequência adequada;
- Quando todas as atividades estiverem incluídas e todos concordarem que a sequência está correta, desenhe setas para mostrar o fluxo do processo
- Lembre-se de utilizar os símbolos corretos em cada tarefa e etapa
- Revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo, para validar o que foi desenhado.
Benefícios ao longo prazo e fluxograma de processos
A falta de processos internos delineados é um dos fatores que leva a desorganização, perda de prazos e atraso de projetos em grandes empresas. Além do delineamento, é preciso que os processos sejam transparentes, e isso não precisa significar reuniões intermináveis.
- O principal benefício da construção de fluxogramas a longo prazo é ter documentado os processos. Ou seja, o fluxograma é uma visualização de fluxo de tarefas e etapas, mas também, de forma geral, é um fluxograma de processo interno. Ter este tipo de material é útil para o onboarding de novos colaboradores, líderes e na apresentação de projetos.
Outros benefícios são:
- Traz clareza para processos complexos e extensos
- Comunica ideias de forma rápida
- Coordena os esforços do time
- Aumenta a eficiência
- Revela onde estão os gargalos e ineficiência do time
- Ajuda na resolução de problemas
Desvantagens do fluxograma: o que manter em mente
Apesar de serem essenciais para criar eficiência, clareza e otimização de esforços, fluxogramas também apresentam desvantagens. O que você precisa ter em mente antes de criar um é:
- Fluxogramas levam tempo para serem construídos: Mais de vinte minutos serão necessários para a construção de um bom fluxograma. Por experiência, cada fluxograma pode levar pelo menos três horas para ser construído, e revisões são necessárias após a criação.
- Fluxogramas são válidos apenas para experiências lineares: se o seu processo não for linear, você precisa pensar em outras formas de construção visual de processos. Não recomendamos fluxogramas para processos não lineares pois estes perdem a simplicidade e fácil visualização de tarefas (que é o principal trunfo e objetivo desta forma visual de representação de processos).
- Barreira de entrada: Começar este processo de criação de fluxogramas pode ser complexo para um time que não tem experiência nesta metodologia. Principalmente porque criar fluxogramas requer processos internos estruturados. Antes de criar fluxogramas pense em como fazê-lo sem sobrecarregar o time (que em geral não tem expertise nessa forma de representação visual de projetos).
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